Понятное дело, ценные бумаги лучше всего хранить в каком-нибудь сейфе. Но вот как быть с кипами документов, которые накапливаются годами в кадровых службах и бухгалтериях предприятий и организаций? Финансовые отчёты, личные дела работников, зарплатные ведомости… Хранить эти бумажные горы многим не с руки — нет ни свободных помещений, ни лишних работников, которые отвечали бы за архив. Что уж тут говорить о предприятиях, приказавших долго жить…
Однако решение проблемы есть — можно сдавать дела в архив. Например, в муниципальный. Только за период с 1994 по январь 2006 года на хранение сюда поступило 15 тысяч дел от 1132 ликвидированных юридических лиц. Эту впечатляющую, в прямом смысле слова, цифру озвучил управляющий делами мэрии Сергей АНОШКИН.
Надо заметить, что в структуру архивного отдела управления делами администрации города входит не только муниципальный архив, в котором хранятся (в течение 75 лет!) личные дела работников мэрии и структурных подразделений, но и объединённый ведомственный архив (ОБА), который принимает и обрабатывает документы, составляет описи дел и хранит их в течение 5 лет, выдавая копии различных постановлений и распоряжений, а затем передаёт на постоянное хранение в Государственный архив Омской области. Причём к документам, списанным в архив, то и дело приходится обращаться вновь. Если, к примеру, в 2002 году от граждан и организаций в архивный отдел мэрии поступило 272 запроса на получение справок, то в минувшем году таких обращений было уже 670.
Конечно, с каждым годом объём документов, находящихся «в обороте», растёт. Быстрее, чем количество архивных стеллажей и полок. По словам Сергея Аношкина, в настоящее время под завязку загружены архивы управлений образования, культуры, департаментов недвижимости, городского хозяйства, финансов и контроля. К тому же слабая материально-техническая база этих архивов не позволяет поддерживать оптимальные режимы (температура, влажность и т.д.) хранения документов. Муниципальный архив по личному составу горадминистрации, занимающий площадь 110 кв. метров, также полностью загружен.
Справиться с этой проблемой, считает управделами, можно будет лишь с вводом в эксплуатацию в 2007 году здания, пристраиваемого к администрации. В нем, в частности, предполагается выделить комплекс помещений для хранения документов структурных подразделений мэрии и разместить свыше 500 тысяч единиц хранения. Разумеется, с перспективой дальнейшего комплектования. В целом же в новом здании планируется выделить под архивохранилище помещения общей площадью около 1000 квадратных метров.